Mi chiedono spesso con quali strumenti lavoro. La risposta interessante non è la lista degli strumenti: è quali sette numeri ho davanti agli occhi, e in che ordine li guardo.
Sette numeri, non un cruscotto
Un cruscotto con trenta metriche è un cruscotto che non guardi. Ho provato. Funziona per due settimane, poi diventa uno sfondo.
I miei sono sette, e coprono tre domande: siamo in ritardo, siamo inefficienti, o stiamo semplicemente bloccati.
- Consegne nei termini, percentuale sull'impegno preso. Non sullo sprint: sull'impegno preso.
- Tempo di ciclo, mediano, dalla richiesta alla consegna. La mediana e non la media, perché la media la trascina un solo progetto enorme.
- Tasso di rientro, percentuale di consegne che tornano indietro. Sopra il quindici percento il flusso è il problema, non le persone.
- Tempo di ripristino, in ore. Quanto ci mettiamo quando qualcosa si rompe.
- Ore di attesa per persona, non ore lavorate. Questa è la metrica che ha cambiato più decisioni nella mia carriera.
- Processi con un solo approvatore. Un numero che sale è un rischio che nessuno sta guardando.
- Decisioni aperte da più di una settimana. Il mio indicatore preferito: se sale, la causa non è operativa.
L'ordine in cui li guardo
Il lunedì mattina guardo solo due cose: consegne nei termini e tempo di ripristino. Dieci minuti.
Se le consegne stanno bene e il ripristino è in aumento, non mi interessa altro: quello è il trimestre. Tutti gli altri numeri sono rumore rispetto a quello.
Poi guardo le decisioni aperte. Sono l'unico numero che guardo ogni giorno, e non è un KPI: è una lista. Un numero che sale di uno vuol dire che oggi hai preso una decisione in meno. Succede più spesso di quanto sembri.
Le tre domande che faccio ogni lunedì
Dopo i numeri, tre domande, sempre in quest'ordine.
Cosa è successo la settimana scorsa che non era previsto? Non "cosa è andato storto": cosa è successo. Il sequestro, la malattia, il fornitore. Quasi tutto quello che ti fa perdere il trimestre è una cosa non prevista, e non lo trovi in nessun report.
Quante volte abbiamo aspettato qualcuno? Non lavorato. Aspettato. Se la settimana scorsa hai passato più tempo in attesa che al lavoro, il tuo problema non è produttività.
Cosa farei differently se ricominciassi da capo? Questa la uso per capire cosa sto tollerando per abitudine.
Sul perché sette e non cinque
Ho provato anche con cinque, e con dieci. Cinque era troppo pochi: mancava sempre il numero che spiegava l'anomalia, e finivo a chiedere i dati a qualcuno ogni lunedì.
Dieci era troppo: cominciavo a interpretarli in ordine di importanza invece che in ordine di urgenza, e a fine mese non sapevo più quale dei due avevo usato per decidere.
Sette è il numero in cui riesco a tenere tutto in testa e non a chiedere niente a nessuno. Se funziona per quattro settimane di fila senza che ti sia mai capitato di cercare un numero che non c'è, hai trovato il tuo.
Una nota onesta: questi numeri valgono per un'azienda che consegna qualcosa. Se il tuo output non ha una data di consegna, il tempo di ciclo non lo puoi misurare, e il problema è a monte.