Il mese scorso ho completato un engagement di 8 settimane come Head of Operations in Ciao Elsa, una startup AI-native. Breve, intenso e per scelta. Ecco la storia completa — la parte buona, quella complicata, e perché andarmene è stata la decisione giusta.
Quando Ciao Elsa mi ha contattato, avevano un problema familiare: un buon prodotto, trazione iniziale e caos operativo. I processi erano ad-hoc. Le decisioni venivano prese nei thread di Slack. Il team era talentuoso ma passava più tempo a spegnere incendi che a costruire.
La richiesta era chiara: costruire una funzione operations da zero. Non un report. Non una raccomandazione. Un sistema funzionante che il team potesse gestire senza di me.
La prima settimana è stata pura diagnosi. Ho mappato ogni processo che ho trovato — onboarding clienti, ticket di supporto, flussi interni, cicli di delivery. Le lacune erano prevedibili: nessuna proprietà chiara, nessun KPI, nessun percorso di escalation. Quello che mi ha sorpreso è quanto il team avesse fame di struttura. Non stavano resistendo ai processi — stavano annegando senza.
Alla settimana 3 avevamo un framework. Alla settimana 5 la prima dashboard era live. Alla settimana 7 il team gestiva i nuovi processi in autonomia. La settimana 8 è stata la consegna: documentazione, formazione, metriche di successo.
Perché andarsene?
Ogni engagement ha un ciclo di vita naturale. Questo è stato progettato per essere breve dall'inizio — costruire il sistema, dimostrare che funziona, consegnarlo. Il team di Ciao Elsa non aveva bisogno di un Head of Operations permanente. Aveva bisogno di qualcuno che costruisse la pista in modo che potessero decollare.
Non tutti gli engagement devono essere impegni pluriennali. Alcuni dei lavori più impattanti che ho fatto sono durati 8 settimane. La chiave è sapere quando costruire e quando consegnare.
Questa esperienza ha confermato due cose per me: il playbook operativo funziona a qualsiasi stadio — dall'enterprise alla velocità startup — e le consegne pulite sono il segno definitivo di un lavoro ben fatto.